採用コラム採用代行の業務委託とは？基本から違法ケース・費用相場を解説

採用代行・採用業務委託は、企業の採用業務を外部の専門業者に委託するサービスです。専門業者のノウハウやスキルを活用することで、採用プロセスの効率化、コスト削減、業務負担の軽減が図れます。

本記事では、採用代行の仕組みや委託できる業務内容、業者の選び方のポイントなどを解説します。

最後には、採用代行の業務委託契約を結ぶ際の注意点も紹介していますので、採用代行サービスの利用を検討している企業にとって、参考になるでしょう。

採用代行や採用業務委託は、自社の採用活動の効率化に有効なサービスです。ここでは、採用代行・採用業務委託の仕組みや、委任契約と請負契約の違いなどについて紹介します。

なお、採用代行の仕組みについてのより詳細な内容は、「おすすめ採用代行(RPO)会社11社を徹底比較｜導入すべきケースや選定ポイントも解説」をご参考ください。

採用代行は、企業が自社でおこなう採用業務を社外の専門業者に委託することを指します。個人や法人の利用に関わらず、社外に採用業務を委託する場合は、採用代行に該当します。

採用代行の目的は、採用プロセスの効率化、コスト削減、そして採用品質の向上にあります。委託先である人材採用の専門業者は、採用手法や広範囲なネットワークを活用し、企業のニーズに合った人材を迅速かつ的確に採用することです。

採用代行サービスを利用することで、企業は採用業務にかかる時間やリソースを削減でき、より戦略的な業務に集中できます。

混同されがちですが、アウトソーシングと業務委託には違いはありません。

どちらも社外に自社の業務を委託する請負行為です。ただし、この業務委託には大きく分けて2種類の契約種類があり、作業自体を委託する委任契約・準委任契約と、作業の完了・納品を依頼する請負契約と分かれます。

採用代行など、業務を外部に委託する業務委託には、2種類の契約形態があります。

• 委任契約・準委任契約
• 請負契約

採用代行の業務委託でも契約は重要な項目となるため、契約内容の違いを把握しておきましょう。

採用代行・採用業務委託が注目されている主な理由は4つあります。

①少子高齢化による生産年齢人口の減少
労働市場における生産年齢人口の減少により、企業は限られた人材資源を効率的に確保する必要が生じています。そのため、企業における採用活動の重要度が年々増しています。

②人材獲得競争の激化
人材市場が競争激化するなかで企業は優秀な人材を確保するために、より専門的な採用ノウハウやネットワークを持つ必要があり、それを外部のサポートに頼る企業が増えてきています。

③新しい採用手法の普及
少子高齢化による人材獲得競争の激化にともない、ソーシャルメディアやAIを活用した新しい採用手法が生まれ、普及しているため、自社の採用担当だけではカバーしきれない場合もあります。このため、採用のプロによる業務のサポートが注目されています。

④採用ノウハウの複雑化
採用活動の複雑化によって専門的な知識やスキルが増加しており、これらに対応しつつ、社内リソースをコア業務に集中させるため、採用代行・採用業務委託が注目されるようになりました。

採用代行が注目される理由の詳細は「おすすめ採用代行(RPO)会社11社を徹底比較｜導入すべきケースや選定ポイントも解説」で解説していますので、ご参考ください。

採用代行や採用業務委託をおこなうこと自体は違法ではありません。しかし、労働者の募集を第三者に委託する「委託募集」に該当する場合、厚生労働大臣または都道府県労働局の許可が必要です。

参考：２　委託募集に係る許可及び認可｜厚生労働省

具体的には、労働者の募集や選考を外部業者に依頼する場合が「委託募集」にあたります。この場合、企業と採用代行業者の双方が職業安定法に基づいた許可を取得する必要があります。

なお、許可を得ずに委託募集をおこなった場合、法第64条第6号に基づき、1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科される可能性があります。

参考：募集・求人業務取扱要領｜厚生労働省

一方、採用試験問題の作成や面接の実施といった業務を委託する場合は、募集をおこなったとはみなされないため許可は不要です。

採用代行が違法になる場合や満たすべき基準の詳細は「採用代行に必要な業務委託契約書とは？締結時の注意点や違法ケースまで解説 」で解説していますので、ご参考ください。

採用代行の業務委託そのものは違法ではありません。ただし、委託先に任せる範囲や日々の運用次第では、単なる採用支援ではなく「委託募集」や「職業紹介」に近い形とみなされるおそれがあります。とくに候補者への直接的な働きかけ、採否判断への関与、成功報酬の設計には注意が必要です。

求人媒体の運用、スカウト送信、候補者との日程調整までを一括で任せ、委託先が主導して候補者を集めている状態は注意が必要です。実態として外部業者が募集主体になっていると判断されるおそれがあり、自社主導の体制が見えにくくなります。

形式上は「最終判断は自社」としていても、委託先が候補者の優先順位付けや実質的な選別、内定打診の方向付けまで担っている場合は慎重な運用が必要です。契約書の文言だけでなく、実務の流れ全体で権限分離ができているかが問われます。

候補者との条件調整や入社意思の取りまとめ、内定承諾に向けた強い働きかけまで委託先が担うと、採用支援の範囲を超えて見られる可能性があります。候補者との重要な意思決定に関わる場面は、自社が責任を持って対応することが大切です。

報酬設計が採用人数や承諾件数に強く連動していると、作業委託ではなく募集行為への対価と見なされる可能性があります。実務内容と報酬の関係が曖昧だとトラブルの火種になるため、契約時に業務範囲と支払い条件を明確に整理しておく必要があります。

採用代行に依頼できる業務内容は、主に以下の3つの項目に分類されます。

①採用活動の企画・戦略の立案
採用計画の策定、市場分析、採用ターゲットの設定、採用戦略の企画が含まれます。これにより、企業は効果的な採用活動を展開できます。

②求人広告運用や会社説明会など募集に関する業務
求人広告の作成と運用、会社説明会や採用イベントの運営、母集団形成（候補者の集客）が挙げられます。これにより、企業は効率的に求職者を引きつけることができます。

③応募者の管理・選考
応募書類の受付と管理、応募者との連絡業務、書類選考や面接の代行、内定通知と入社手続きのフォローが含まれます。これにより、採用プロセス全体のスムーズな運営が可能になります。

④内定者フォロー・オンボーディング支援
採用代行では、内定通知後のフォロー業務も委託できます。具体的には、内定者への定期連絡、イベントの企画運営、入社手続きの補助などです。候補者との接点を切らさないことで内定辞退を防ぎやすくなり、入社後のオンボーディング支援は早期離職の抑制にもつながります。採用後の定着まで見据えて委託範囲を設計することが重要です。

上記はあくまで依頼できる業務の一部であり、採用代行に依頼可能な業務の詳細は「おすすめ採用代行(RPO)会社11社を徹底比較｜導入すべきケースや選定ポイントも解説」をご参考ください。

採用代行の主なメリットは、以下の3つです。

①工数削減によってコア業務に専念できる
採用代行を利用することで、採用担当者は書類管理や面接日程の調整などの雑務から解放され、戦略的な業務に集中できます。

②採用コストを下げられる
自社で新たに採用担当者を雇用する場合の教育費や人件費を考慮すると、外部に委託する方がコストを抑えられることが多くあります。

③採用品質の向上
採用のプロフェッショナルの知識と経験を活用することで、より適切な人材を効率的に見つけることができます。

一方、採用代行には以下のようなデメリットもあります。

①委託に費用がかかる
外部業者に依頼するための費用が発生するため、短期的にはコストがかかります。

②自社に採用ノウハウが蓄積しにくい
外部に採用プロセスを依頼することで、社内に採用の専門知識や経験が蓄積されず、将来的に内製化が難しくなる可能性があります。

③情報漏洩のリスクがある
採用業務では応募者の氏名、連絡先、職務経歴に加え、自社の採用基準や選考方針など機密性の高い情報を扱います。委託先の管理体制が不十分だと、誤送信やデータ管理ミスが起こる可能性があります。契約前に個人情報保護方針、PマークやISMSの有無、NDAの内容を確認し、情報の取扱範囲を明確にしておくことが重要です。

採用代行のメリット・デメリットについての詳細は、「採用代行(RPO)のメリットとデメリット！業者選定から費用相場・事例を解説」で解説しているので、ご参考ください。

採用代行の業務委託契約書を作成する際には、以下の注意点に留意する必要があります。

①自社・委託先で認識にずれがないか内容を確認する
両者が業務の範囲や目的について明確に理解していないと、のちにトラブルの原因となる可能性があります。

②不明瞭・曖昧な記載がないか確認する
契約書には具体的な業務内容、スケジュール、報酬、責任範囲などを明確に記載し、誤解や紛争が生じないように注意を払いましょう。

③最新の法改正に対応していることを確認する
法律は頻繁に改正されるため、常に最新の法規制に基づいて契約書を更新し、法的リスクを回避して、トラブルを未然に防ぐ必要があります。

採用代行の業務委託契約書を締結する際の注意点については、「採用代行に必要な業務委託契約書とは？締結時の注意点や違法ケースまで解説」でより詳細に解説していますので、ご参考ください。

採用代行会社・サービスを選ぶ際には、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

①対応可能な業務範囲と運用方法
採用代行がどの段階まで対応可能か、具体的にどのような運用方法をとるのかを理解することで、自社のニーズに合ったサービスを選択できます。

②料金システムと費用
サービスの料金システムを確認し、費用対効果を事前検証することで、無駄な出費を避けられます。

③採用支援実績と得意な業種などの強み
採用支援実績のある企業はノウハウが豊富ですが、どういった業界・業種が強みなのか確認しましょう。

特にIT系の採用は豊富な知見が求められるため、そこに特化した委託先を選ぶことも選択肢の1つです。

④内製化を目指したコンサルティングの有無
単に業務を委託するだけでなく、内製化をサポートするコンサルティングを提供している企業を選ぶことで、長期的な視点で自社の採用力を強化できます。

採用代行の会社・サービス選びについての詳細は、「採用BPOとは？RPOとの違いや代行会社の選び方のポイントを解説」をご参考ください。

まずは自社の採用業務を棚卸しし、どこに負荷や課題があるのかを整理します。そのうえで、母集団形成、応募者対応、面接調整など、どの業務を委託し、どの業務を社内に残すのかを明確にします。法的に注意が必要な業務を事前に切り分けることも重要です。

次に、複数の会社へ相談し、費用、対応範囲、得意領域、支援実績を比較します。料金の安さだけで決めるのではなく、自社の採用課題に合うか、担当者との意思疎通がしやすいかまで確認することが重要です。比較の段階で委託範囲の認識をそろえておくと、契約後のずれを防ぎやすくなります。

委託先が決まったら、業務範囲、採用判断の権限、報酬条件、個人情報の管理方法などを契約書やSOWに明記します。キックオフでは、採用目標、ターゲット像、選考フロー、連絡体制を共有し、双方の役割を具体化します。この初期設計が曖昧だと、運用開始後に手戻りが起こりやすくなります。

運用が始まった後は、委託先に任せきりにせず、週次や月次で定例ミーティングを設けて進捗を確認します。応募数、面接設定数、候補者の反応、対応ログなどを見ながら、想定どおりに進んでいるかを確認することが大切です。可視化された運用体制を整えることで、品質とスピードを両立しやすくなります。

一定期間運用したら、応募数、面接通過率、内定承諾率、採用単価などのKPIを振り返ります。期待した成果が出ていない場合は、媒体選定、訴求内容、選考フロー、委託範囲を見直します。採用代行は導入して終わりではなく、数値をもとに改善を続けることで、より高い成果につながるサービスです。

採用代行・採用業務委託を検討している企業さまからのよくある3つの質問について、回答を紹介します。

• 採用代行・採用業務委託の市場規模
• 採用代行・採用業務委託と人材紹介の違い
• 採用を業務委託する際フリーランスと法人どちらがいい？

A：採用代行の市場規模は2021年度に600億円を超え、年々成長しています。

採用代行の市場規模は、2017年度から2021年度の間に約150億円拡大しました。採用のノウハウが複雑化し、企業が採用業務に課題を抱えることが増えたことが背景にあります。

また、コロナ禍以降、企業は急激な採用活動の拡大に対応する必要が生じ、採用代行の需要が急増しました。このような状況から、採用代行サービスは多くの企業にとって不可欠な存在となり、市場は引き続き成長を続けると予想されています。

採用代行の市場規模については、「採用代行の市場規模は？RPOの将来性やアウトソーシングによるメリット・デメリットを解説」をご覧ください。

A：採用代行は企業の採用プロセス全体または一部を外部に委託するサービスであり、人材紹介は企業と求職者のマッチングサービスです。

採用代行は、採用コスト削減や採用品質の向上を目的として利用されています。具体的には、求人広告の作成・運用、応募者管理、面接の実施、内定通知など、採用活動全般を外部の専門家に委託し、採用プロセスの効率化を図ります。

一方、人材紹介は、企業が求める人材条件にマッチした候補者を紹介することが主な目的です。人材紹介会社は自社のデータベースを活用し、即戦力となる人材を企業に紹介します。

採用代行(RPO)と人材紹介の違いの詳細については「採用代行(RPO)と人材紹介の違いとは？メリットや行政への許可など8つの観点から解説」をご覧ください。

A：採用活動のサポートを長期的かつ包括的に求めるなら法人、特定の専門業務や柔軟な対応を重視するならフリーランスを選ぶとよいでしょう。

法人の採用代行は、チームとしてのフォローアップ体制が整っており、長期的な採用活動に適しています。また、法人は豊富なリソースと専門知識を持ち、複雑な採用プロジェクトにも対応できます。

一方、フリーランスの採用代行は、個人に依頼するため、社則やシステムに縛られず、柔軟な対応が可能です。フリーランスは迅速に業務を進めることができ、特定の専門スキルを持っている場合、特定のニーズに対応するのに非常に有効です。

フリーランスの採用代行についての詳細は、「フリーランスの採用代行とは？法人との違いやメリット・デメリットを解説」で解説しているので、ご参考ください。

採用代行・採用業務委託は、企業が採用業務を外部の専門業者に委託することを指し、採用プロセスの効率化、コスト削減、そして採用品質の向上が期待できます。

業務委託には、委任契約・準委任契約と請負契約の2種類があり、それぞれの特徴に応じて業務を委託します。

労働者の募集を第三者に委託する「委託募集」に該当する際は、厚生労働大臣または都道府県労働局の許可が必要です。採用代行を利用する前に事前確認をおこないましょう。

採用代行についてより詳しく説明し、おすすめの採用代行会社を紹介している「おすすめ採用代行(RPO)会社11社を徹底比較｜導入すべきケースや選定ポイントも解説」を、ご参照ください。