株式会社新日本科学PPD 様

Q. 当時、どのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか？

「人事機能のなかでも、特にペイロール業務の負荷が高まっていました。退職者に加えて育児休業取得者が複数名（3名程度）重なり、採用による補充もすぐには追いつかない状況で、まずは日々の業務を止めずに回すこと自体が大きな課題でした。現場としては、まさに非常に厳しい人員状況だったと思います。
また、会社の成長にあわせて制度や運用を積み上げてきた一方で、業務フローや役割分担、マニュアルの整備は十分とは言えず、担当者の経験や工夫に依存する場面も少なくありませんでした。業務としては回っていても、安定的に継続しやすい状態にはなっていなかったと感じています。」

Q. 具体的には、どのような運用上の負荷があったのでしょうか？

「給与関連データの加工や確認作業には手作業が多く、提出期限が近づくと業務が大きく逼迫していました。日常業務を回しながら締切に間に合わせる形になりやすく、継続性の面では不安がありました。
システム面でも、奉行のオンプレミス環境を利用していたため、動作の遅さやデータ連携のしづらさ、ワークフローを組み込みにくいといった課題がありました。業務面とシステム面の両方に改善余地があったと思います。」

Q. レジェンダにお声がけいただいたきっかけを教えてください。

「きっかけは、人員不足による業務継続への危機感です。まずは目の前の業務を止めないことが最優先であり、そのうえで根本的な課題にも向き合う必要がありました。以前から採用領域で接点があったこともあり、レジェンダさんへの相談につながりました。
相談から支援開始までもスピーディに進み、切迫した状況のなかでも早期に伴走体制を構築でき大きな安心感につながりました。短期的なリソース補填にとどまらず、中長期で業務全体を見直していく前提でスタートできたことも大きかったです。」

Q. どのような業務をレジェンダに依頼されているのでしょうか？

「最初は、欠員によって手薄になっていたペイロールや勤怠関連の実務を支えるところからスタートしました。日々の業務を安定的に回すための支援を受けながら、並行して現状の業務内容や課題を整理し、どこに負荷が集中しているのかを可視化していく進め方でした。

その過程で進めたのがBPRです。実務を支えながら業務全体を見直した結果、当初は約30件の課題が洗い出されました。現在はそれらを中長期的なテーマとして捉え、一つひとつ優先順位をつけながら改善を進めています。単なる実務代行にとどまらず、業務の可視化と改善の土台づくりまで一緒に進めてもらっています。

また、奉行のオンプレミスからクラウド化への移行もサポートいただき、安心してクラウドに移行することができました。」

Q. 奉行のクラウド化については、どのような効果がありましたか？

「まず実感しやすかったのは、システム動作の改善です。オンプレミス環境で感じていた動作の重さが軽減され、担当者だけでなく、実際にシステムを利用する従業員にとってもストレスが減ったと感じています。

また、クラウド化によってワークフローを整備しやすい環境が整い、これまで個別対応で補っていた手続きを仕組みとして整理しやすくなりました。契約更新など紙で行っていた手続きのWeb化も進み、ペーパーレス化や業務効率化にもつながっています。

さらに、現在は通勤費のシステム化（※精算・支給額の算出における判断ならびに手作業工数を低減させる仕組み導入）にも着手しています。こうした対応により、運用負荷や属人的な判断の軽減、精算業務の効率化につながると考えています。」

Q. レジェンダの支援について、どのような価値を感じていらっしゃいますか？

「印象的だったのは、単にチェックや作業をして終わりではなく、仕組みや運用そのものを見て提案してくれる点です。日々の運用に追われていると、どうしても目の前の対応が優先されがちですが、第三者の視点が入ることで、不要な工程や見直すべきルールが整理されていきました。

一般的なBPOでは業務範囲に線が引かれることもありますが、レジェンダさんは「なぜこの作業が必要なのか」「どこに根本原因があるのか」といったところまで一緒に考えてくれた印象があります。単なる委託先ではなく、改善の伴走者として関わってくれたことが、安心して任せられる理由になっていました。」

Q. 導入後、どのような成果や変化を実感されていますか？

「大きな変化は、給与計算における提出データ準備業務の安定性が高まったことです。以前は提出準備が締切直前になりやすい状況でしたが、レジェンダさんのサポートにより、現在では提出日の前日にはデータが整う状態まで改善しました。現場の負担が軽減されたことに加え、運用全体に余裕が生まれたと感じています。

また、支援工数も当初の月194時間程度から、現在は月90時間程度まで減少しています。単純に支援時間が減ったということではなく、業務整理や運用改善が進んだことで、以前より少ない負荷で回る状態に近づいてきたことを表しています。」

Q. 特に印象に残っている支援や出来事はありますか？

「日々の実務を支えてもらうだけでなく、BPRの観点から課題を言語化し、改善の優先順位を整理してもらえたことは非常に印象に残っています。現場では見えていなかった論点が整理され、「何から着手すべきか」が明確になったことで、短期対応と中長期の改革を両立しやすくなりました。
また、システム移行の場面でも非常に心強さを感じました。移行当日にはレジェンダさんの担当者がオフィスに来てくださり、初期設定のうまくいっていない箇所をその場で一緒に確認しながら設定してくれました。現場で使う前提で伴走してくれたからこそ、安心して移行を進めることができました。」

Q. 今後、さらに取り組んでいきたいことを教えてください。

「まずは、今回整えてきた運用をさらに定着させながら、引き続きBPRで洗い出された課題を一つひとつ改善していきたいと考えています。当初抽出された約30件の課題は、すぐに解消できるものばかりではありませんが、優先順位をつけながら着実に進めていくことが重要だと思っています。
また、通勤費管理をはじめとする各種業務のシステム化も進めていきたいテーマです。実務の安定運用を維持しながら、業務フローをよりシンプルにし、継続的に回しやすい仕組みにしていきたいと考えています。」

今回の取り組みは、ペイロール領域の逼迫した状況への対応をきっかけに、実務支援とBPRを並行して進めることで、人事労務業務全体の最適化へとつなげた事例です。レジェンダは、目の前の業務を支えるだけでなく、現場に寄り添いながら課題を構造化し、システム化や運用改善まで伴走しました。危機対応から始まったプロジェクトが、将来を見据えた業務基盤の整備へと発展していったことは、多くの企業にとって参考になる取り組みといえそうです。