労務コラムSmartHR活用事例：第1回 導入編 スピード導入は会社へのやさしさ。SmartHRを2カ月で立ち上げた人事の実践記

こんにちは。レジェンダ・コーポレーションでSmartHRの導入を担当した三宅です。

私たちは、創業からずっと人事領域を歩んできた、いわば“人事のプロ集団”です。
これまでいくつもの人事システムを扱い、企業への導入を支援してきました。今も年間150社以上の人事プロジェクトを同時に動かしています。

そんな私たち自身も、2025年に長年使ってきた自社開発の人事システムから、SmartHRへの切り替えを決断しました。
きっかけは、「社員一人ひとりのスキルをもっと活かせる組織をつくりたい」と考えたことです。タレントマネジメントの仕組みをしっかり整えるには、タレントマネジメントに優れたシステムの力が必要だと感じたからです。

そして今回、人事のプロである私たちがSmartHRを2カ月でスピード導入できた理由を、リアルにお伝えしたいと思います。
「どうやってそんなに早くできたの？」とよく聞かれるのですが、実は“早くやるコツ”だけでなく、“その後ちゃんと活用できるようにするために何を押さえたか”がポイントでした。

さらに、導入の“つまづきポイント”をあらかじめ把握しておくことで、結果的にスピードアップにもつながりました。
SmartHRはとてもシンプルなつくりなので、正しく設計すれば本当にスムーズに導入できます。

これからSmartHRを導入しようとしている方に、私たちの経験が少しでも参考になればうれしいです。

SmartHRの導入をスタートしたのは2025年1月。
入社手続きは3月入社者分からスタートし既存の社員も3月からログイン開始。社会保険、給与明細、申請・承認といった基本機能を、4月から全社員が使えるようにすることをゴールに設定しました。

2か月目には実際の入社対応を動かし始めるというスケジュールは、一見するとかなりタイトに見えます。
ですが、私たちはこのスピードこそが「会社にとって“やさしい導入」だと考えています。

人事・IT・内部統制など、関係者が多いプロジェクトほど、時間をかけすぎると調整コストが膨らみ、現場の温度感も下がってしまいます。
だからこそ、短期間で一気に進めることで、関係者の工数を最小限に抑え、集中力を保ったまま完了できるようにしました。

最速導入には、次のようなメリットがあります。

• 関係者の負担を減らせる：長期化による調整・再確認の手間を防げる
• モチベーションを維持できる：短期間で成果が見えることで、チームの熱量が続く
• 早く価値を実感できる：SmartHRの便利さをすぐに体感し、改善サイクルを早く回せる

もちろん、ただ急ぐだけでは意味がありません。
大切なのは、 「スピードと品質を両立する設計」 を意識すること。
最初に決めるべきことを明確にし、関係者の合意を早めに取ることで、最速でも安心して導入を進めることができます。

結果として、2カ月での利用開始は「無理をしたスケジュール」ではなく、
会社にも現場にもやさしい、最も効率的な進め方だったと感じています。

SmartHRの導入を“最速”で進めるためのポイントは、「迷う時間を減らし、決めるべきことを最初に決める」こと。

人事・IT・内部統制など関係者が多いからこそ、最初の1か月をどう使うかが勝負でした。

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1か月目：基本機能の設計 ― 最初に“迷いどころ”をつぶす

導入をスムーズに進めるために、最初の1か月は“設計フェーズ”に集中。

ここで決めておくべきことを明確にし、後戻りを防ぎました。

• ログインIDを「メールアドレス」にするか「社員番号」にするか
• 社内システムとの整合性（人事・IT・内部統制とのすり合わせ）
• SmartHRの標準機能でどこまで対応できるかの見極め

この段階で関係者全員の合意を取っておくことで、後の設定作業を一気に進められるようにしました。

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2か月目：設定・データ移行準備 ― “動かしながら整える”次の1か月は、実際の設定とデータ移行の準備です。スピードを意識しつつも、SmartHRの特性を最大限に活かすために、運用フローを見直しました。

• 既存システムから移行するデータの選定
• 移行データの整形・検証
• 入社者への案内や情報回収のタイミングを再設計
• SmartHRでの運用を前提にした業務フローの最適化

「従来のやり方をそのまま移す」のではなく、「SmartHRでどう回すか」を考えることが、最速導入のコツです。

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3か月目：リリース・並行稼働 ― “止めずに切り替える”最後の1か月で、全社員への展開と並行稼働を実施しました。旧システムを止めずにSmartHRへスムーズに移行することで、業務を止めずに切り替えを完了。

• 全社員がSmartHRにログインし、基本機能を利用開始
• 承認者権限の設定を完了し、申請・承認フローを稼働
• 並行期間中の旧システムの申請データもSmartHRへ追加移行

この3か月で、 「設計 → 設定 → 稼働」までを一気通貫で完了。

スピード感を保ちながらも、運用後に困らない設計を意識したスケジュールでした。

SmartHRはとても柔軟で、企業ごとの運用に合わせやすいシステムです。

一方で、その“自由さ”をうまく使いこなすには、いくつか事前に理解しておくと良いポイントがあります。

ここを押さえておくことで、導入スピードを落とさず、スムーズに立ち上げることができます。

◇データ構造の違いを理解しておく

SmartHRでは、データの持ち方が従来の人事システムと少し異なります。

たとえば、旧システム（EHR）では「家族1人＝1行」で管理していたのに対し、SmartHRでは「社員1人のレコードに家族情報を横並びで保持」する形式です。

• 配偶者が先頭にくるなど、項目構造が異なる
• 家族データの整形、チェックに数日かかるケースもある
• 配偶者有無のフラグが年末調整用項目と連動していない

こうした構造差を事前に把握しておくと、移行時の“想定外”を防げます。

特に社員数が多い企業では、ここを理解しておくことがスピード導入のカギになります。

SmartHRの権限設定は非常にシンプルで、設定自体も簡単です。

ただし、旧システムのように「上司承認 → 人事承認 → 管理部承認」といった多段階フローをそのまま再現しようとすると、少し戸惑うかもしれません。

• SmartHRの仕組みに合わせて、承認プロセスをシンプル化する
• 権限設計を見直すことで、業務そのものの無駄を削減できる
• 導入前に社内の期待値を調整しておくとスムーズ

このように“システムに業務を合わせる”発想を持つことで、導入スピードも運用効率も上がります。

SmartHRは「従業員の申請をベースに、官公庁への申請を正しく行う」ことを重視した設計です。

そのため、官公庁関連の項目は必要最小限で、名称変更などはできません。

• 項目名を変えられない点は、事前に理解しておく
• 社内でビジネスネーム（旧姓・通称）を使う場合は、専用項目を設定しておくと便利

このようにSmartHRの“変えられない部分”と“柔軟に設定できる部分”を見極めることで、導入後の運用が格段にスムーズになります。

導入にあたってやってよかったのは、シンプルな権限設定をきっかけに業務を整理したこと。細かな設定に頼らず、承認フローの再設計や不要なステップの削減を進めたことで、自然とBPRが進みました。

次に、従業員自身に情報入力を任せる運用にしたこと。入社時のデータ登録を本人に行ってもらい、分かりやすいガイドや事前説明を整えたことで、正確性と導入スピードが大きく向上しました。

そして、最終的に見たいダッシュボードをイメージして設計を進めたことも効果的でした。可視化したい情報を明確にし、必要データを整えることで、組織状態をリアルタイムに把握でき、経営との会話もスムーズになりました。

SmartHRはシンプルだからこそ、設計次第で成果が大きく変わります。業務整理、社員の巻き込み、ゴールイメージの明確化という“やってよかったこと”を意識することで、導入後の運用が驚くほどスムーズになります。

さて、SmartHRを最速で導入した私たちの次のテーマは、「どう活かすか」。
社員一人ひとりのスキルを最大限に引き出す取り組みについては別の記事でご紹介します。