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採用コラム採用代行と面接代行の違いは?4つのメリットや利用の流れ・選定ポイントまで解説

面接代行は面接業務を外部に委託できるサービスですが、「具体的にどういった内容を委託できるのか、どういったメリットがあるのか」といった点まで把握できていない方もいらっしゃるでしょう。

そこで本記事では、面接代行の概要を踏まえつつ、メリットやデメリット、料金体系や利用の流れなどをわかりやすく解説します。

サービス選定のポイントやおすすめのサービス提供会社も紹介していますので、ぜひ最後までご確認ください。

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面接代行とは

まずは面接代行の概要や注目されている背景について紹介します。

  • 面接代行は採用代行の一部
  • 面接代行が注目されている背景

面接代行は採用代行の一部

面接代行とは、面接に関わる業務全般をアウトソース(業務委託)できるサービスであり、採用のプロフェッショナルに面接の実施を代行サポートしてもらえます。

面接代行のみを対象とするサービスは少なく、上記の図のように採用代行(RPO)の一部として提供されることが多いです。

面接代行の実施においては、多くの場合、面接代行業者が面接選考の実施形態や質問内容、評価基準についてのコンサルティングや提案を行います。
それらを参考に依頼企業は、面接の評価基準や運営方法を自ら決定します。
これをもとに、面接代行業者は、面接官やアテンド役として面接選考の運営を行います。
面接終了後、採用代行業者は、各面接の評価に関するフィードバックやアドバイザリーを行いますが、選考合否の判断は依頼企業が責任をもって行います。

なお、選考合否の判断を依頼企業自らが行わず、採用代行業者が業務として担うことにする場合は、職業安定法36条における「委託募集」に該当すると判断されます。
この場合は、予め厚生労働大臣の許可を得る必要がありますので、委託する業務範囲の決定時には十分に留意しましょう。

参考:職業安定法(昭和二十二年法律第百四十一号)|e-GOV 法令検索

 

弊社は、面接代行を含めた採用代行サービスを提供しておりますので、採用代行にご興味がございましたら、サービス内容も併せてご確認ください。

>>レジェンダの採用代行サービスを確認する

面接代行が注目されている背景

本章では面接代行が注目されている背景について紹介します。

  • 採用担当や面接に従事する人材自体の不足
  • 採用担当者の工数や負荷の高まり
  • ミスマッチによる早期離職

背景①:採用担当や面接に従事する人材自体の不足

日本は現在慢性的な人材不足に陥っており、大企業を除いて、人材採用業務や面接選考に従事する専任担当者が不足している企業も少なくありません。

これらのリソース不足を補い、さらにより効果的な採用や面接を実現すべく、採用代行や面接代行を導入する企業も増えています。

背景②:採用担当者の工数や負荷の高まり

労働者の価値観の多様化に伴い、採用手法も従来の求人媒体を軸としたものだけでなく、さまざまな手法が登場し複雑化しています。

こういった背景の中で採用担当者の工数や負荷は高まっており、担当者の負荷軽減を図るために、採用代行や面接代行を取り入れるケースも増えていると言えるでしょう。

背景③:ミスマッチによる早期離職

時間や費用をかけて採用したにも関わらず、ミスマッチが生じて、入社から数ヵ月で早期離職してしまうといった事態は往々にして起こります。

入社後のミスマッチを防止するための方法として、採用選考の段階で、高度な面接スキルを活用して、求職者と企業それぞれの理解を深めることが有効とされており、採用のプロに任せられる面接代行を利用するケースも増加しました。

レジェンダ担当者のコメント

弊社にお問い合わせいただくケースとして特に多いのは、「採用人数拡大による面接官のマンパワー不足」と「面接官増員に伴う評価・合否基準の揺れ」の2点になります。

面接代行は違法行為か?

面接代行は、採用代行(RPO)の一部であり、業者に業務委託すること自体は違法行為ではありません。
ただし、採用代行(RPO)業者に委託する業務の内容や範囲によっては、法令上で定められている「委託募集」に該当すると判断されることがあります。
該当すると判断される業務や内容の場合、委託企業と採用代行(RPO)業者の両方が事前に行政の許可を取らないと、違法行為となるため、注意が必要です。

面接代行においては、採用代行(RPO)業者が、選考において求職者の合否および内定を、委託された企業ではなく、採用代行業者が自らの責任で判断することを委託業務範囲として設定して実施する場合には、職業安定法36条に規定される委託募集に該当しますので、法令違反とならないよう、事前に行政の許可を得るための所定の手続きを行う必要があります。

なお、採用基準を自社で策定し、面接代行会社からのフィードバックを基に自社で採用可否の判断を行う場合は、委託募集として判断されないため、許可も不要となります。

参考:職業安定法64条7項|e-Gov法令検索

面接代行の4つのメリット

続いて、面接代行のメリットについて以下の点を紹介します。

  • コア業務に専念できる
  • 面接品質の向上
  • 採用基準の統一
  • 面接ノウハウを吸収できる

①コア業務に専念できる

一つ目のメリットは、コア業務に専念できるという点です。

面接は30分~1時間程度の工数がかかり、一人の候補者を採用するまでに少なくとも2回は実施することが多くなります。

そのため一度に多くの候補者の対応をする場合は、面接の実施だけで数十時間の工数を割かなければなりません。

その点、面接代行を利用することで、選考合否の判断以外の面接の実施に関わる業務全般を外部委託できます。

これまで面接の実施に割いていた工数や時間を削減でき、その分のリソースを採用ターゲットの策定や選考合否や内定の判断といった、より重要な業務に充てられるようになります。

②面接品質の向上

次に挙げられるメリットは、面接品質の向上です。

面接は、求職者のことを聞いて理解する場という印象が強いですが、求職者への深い理解ということだけではなく、面接官の質問の仕方、受け答え、表情、姿勢、質問への回答などを多角的な面から求職者が受け取ることについても質を高めることで、求職者にとって自社の印象を向上させる場にもなります。

質の高い面接を行うには、面接実施に関するノウハウや高いスキルが求められますが、こういったノウハウを持った人材を社内で養成するのは難しいといえます。

しかし、面接代行サービスを活用すれば、面接に関する専門的なノウハウを持ったプロが面接を実施してくれるため、面接の質が高めることができ、求職者の理解が深まるだけでなく、求職者側にも好印象を残すこともできるでしょう。

③選考基準の統一

選考基準を統一できるという点も大きなメリットといえます。

選考基準が曖昧なまま面接を行ってしまうと、面接担当者によって判断基準にバラつきが生じ、採用した人材の質の一貫性が担保されません。

レジェンダ担当者のコメント

よくあるケースとして評価項目は明確にしていても、各基準の指標が明文化されていないことがあります。

例えば「コミュニケーション能力」を評価項目の1つとし、◎・〇・△・×の四段階評価にしていても、各基準がどういう状態・スキル・行動を示しているのかが曖昧なことがあります。
◎であれば、「~~のようなシーンで、利害関係を理解しながら、円滑にプロジェクトを進めることができる」のようなレベルまで具体化することが必要になるのです。

その点、面接代行サービスを依頼する場合、面接代行業者と準備の打ち合わせを行う過程で、面接代行業者からのコンサルティングやアドバイザリーを通じて、求める人物像や選考基準について明確にできます。

面接自体も採用のプロが行い、評価についてのフィードバックやアドバイザリーも得られるため、自社が行う最終的に合否判断においても、基準とズレてしまう可能性は少ないといえるでしょう。

④面接実施ノウハウを収集できる

メリットの最後に挙げられるのは、面接実施ノウハウを収集できるという点です。

面接は、面接官と求職者だけの間で行われる閉じた取り組みとなるため、他社はもちろん、自社の中でも各面接官がどのように実施しているのかを掴みにくく、実施手順が明確でないとやり方が属人化しがちです。

しかし、面接代行サービスを利用することで、自社従業員の面接官は、面接代行業者から事前の教育指導を受けることができたり、面接代行業者の面接官が同席する形で面接を実施することで、面接代行業者の面接官がどのような面接を実施しているかを実際に見て、学習することができます。

質問の仕方や雰囲気の作り方、会話の引き出し方などを観察しつつ、これらのノウハウを収集できるため、自社従業員が実施する面接の質も高められるでしょう。

面接代行の4つのデメリット

メリットを確認いただいたところで、面接代行のデメリットも紹介します。

  • コストが発生する
  • 深いアピールや関係性構築が難しいケースがある
  • ミスマッチのリスク
  • 外部に依存しすぎると自社の採用業務遂行力が高まらない

①コストが発生する

デメリットとして、まず挙げられるのは、コストが発生するという点です。

自社内で面接を行った場合、面接官を行う従業員のアサインや面接実施時間といった人的、時間的なコストは生じるものの、別に金銭的なコストは発生しません。

しかし、面接代行サービスを利用する場合、委託するための費用が発生します。

面接実施の部分だけでなく、面接代行業者との事前の打ち合わせでこれまでの面接実施状況の確認やコンサルティング提案があったり、実施後の評価のフィードバックやアドバイザリーの内容を確認することなど、コミュニケーションコストも生じる点は留意しましょう。

②求職者への深いアピールや関係性の構築が難しいケースがある

次に挙げられるデメリットは、求職者へ自社についての深いアピールや強い関係性の構築が難しいケースがあるという点です。

面接では、求職者から自社のことに関する質問を受けることがあります。これに面接官が答える内容や面接前後の連絡や面接会場でのアテンドによる対面や会話を通じて、求職者が自社に対する理解度を高めたり、共感を強めたりするだけでなく、入社への動機形成、意欲醸成といった強い関係性の構築を図ることもできます。

面接代行業者は、採用業務や面接実施の専門的なノウハウを持つため、面接自体は、高い質をもって実施することは可能です。

しかし、自社の会社や事業、職種に関する理解については、事前に委託会社から提供された会社情報を理解して面接で話せるように準備するものの、限界があり、求職者から自社のことを質問された場合に答えられる内容やその深さについては、自社の従業員と比べて、狭く浅くなりがちです。

また、面接待機の場やアテンド、面接日程調整連絡等の場で接する人の印象が、求職者が自社に対する印象を固めることにつながることがあり、例えば、面接待機の場で何度も同じ採用担当者が顔を合わせて、短く簡単な会話をするだけでも、自社に対して強くて良い関係性を構築することになることもあります。

よって、面接代行サービスを活用した場合、求職者に対して自社の魅力や特徴、強みなどを深いレベルまでアピールすることが難しいことがあります。そのため、面接実施にあたって、担当面接官やアテンドの配置と役割、情報提供内容など、面接選考全体のコミュニケーション設計の工夫が重要になります。面接代行業者からコンサルティングでは、面接選考全体のコミュニケーション設計の提案を受けることも可能です。

③ミスマッチのリスク

続いて挙げられるのは、ミスマッチのリスクがあるという点です。

採用選考は、自社が求める人物像とその見極めのための評価基準を定め、求職者がこれに当てはまるか、各選考を通じて選別していく活動になります。また、同時に求人広告から各選考での発信を通じて、求職者自身に自社への入社意欲を高めさせ、内定後には求職者に入社を決めてもらうことも重要になります。

ターゲットとなる人物像が各社各様であるので、合格となる基準も各社各様です。
面接選考も人が判断していくことになりますので、判断基準やその運用に曖昧さがあると、ブレてきます。人によって良いと思うものと、悪いと思うものが変わると結果としてミスマッチを生むことになります。

具体的には、求める人物像であった人を見逃して不合格にしてしまったり、逆に求めていない資質の人物が合格になったり、求職者側の自社の理解が低く、入社を見送ってしまうことなどが起こり、求める人物像の人を計画した数を採る採用活動の成果に大きな影響を及ぼすことになります。

よって、ミスマッチを防ぐには、その会社の選考にかかわる自社、そして面接代行業者の各担当者が、ターゲットとする人物像や評価基準、そして自社についての深い理解をしたうえで、任された業務にあたっていなければなりません。認識のすり合わせと丁寧な対応が重要になります。

面接代行業者は、外部の者ですので、その対応をより丁寧にやらねばならない点はデメリットといえるでしょう。

④外部に依存しすぎると自社の採用業務遂行力が高まらない

外部に依存しすぎると自社の採用業務遂行力が高まらないという点も留意しましょう。

面接代行をはじめ採用代行(RPO)業者に採用業務を委託することは、コア業務に集中できるメリットはあるものの、実務の部分で関わる範囲が狭くなり、外部委託している部分についても自社が積極的に学んでノウハウを得ることをしない場合、自社の採用業務の遂行にかかわる従業員の育成やスキームの構築などが後回しになったり、自社には採用業務遂行のためのノウハウが残らず、後々の内製化ができず、採用代行業者に依存せざる得ないこともあります。

レジェンダ担当者のコメント

弊社でも、一度契約が終了してからも何度もお問い合わせいただくケースがございます。

面接代行を利用すべき会社の特徴

次に面接代行を利用すべき会社の特徴について紹介します。

  1. 面接の歩留まりを改善したい
  2. 面接実施ノウハウやスキルが不足している
  3. 評価基準などが属人化している
  4. 面接担当者のリソースが不足している

①面接の歩留まりや質を改善したい

面接の歩留まりを改善したい会社は、面接代行サービスの利用をおすすめします。

面接実施後の歩留まり率が低く、2次面接や最終面接に通過する候補者が少ない場合、なかなか採用までつなげられません。原因は、採用活動全般にわたり、様々考えられますが、面接選考のやり方やその連絡等の事務の工夫で改善できることがあります。

特に、2次面接などに上がってくる候補者の質にバラつきがある場合は、評価基準や実施の仕方など面接選考そのものに原因がある可能性が高く、そのままでは、選考で見なければならない求職者数などが増えるなど非効率で、無駄な工数を生み出してしまいます。

採用代行会社の持つ専門的なノウハウや知見を活用することで、これらの課題を改善し、歩留まりの改善や候補者の質向上を実現できるでしょう。

②面接実施ノウハウやスキルが不足している

面接実施のノウハウやスキルが不足している企業も、面接代行サービスを利用をおすすめします。

面接担当者が持つノウハウやスキルが不足していると、求職者から十分な情報や本音を引き出せなかったり、自社の魅力などを伝えきれなかったりと、面接自体の質も下がってしまいます。

また、そもそも採用部門がなく採用業務の専任者がいない場合は、現場の管理職等が面接担当を兼任することになり、面接官役のノウハウやスキルが不足する傾向が顕著となります。

こういった企業は面接代行サービスを活用し、プロが持つ専門的なノウハウやスキルを取り入れていくことが効率よく面接の質、ひいては採用活動全体の質を高めていくポイントになります。

③評価基準などの判断軸が属人化している

評価基準やターゲットとなる人物像など判断軸の認識が属人化しているといった課題を抱えている場合、面接代行サービスを利用することで改善できます。

評価基準など判断軸の認識が属人化している場合、面接官が人それぞれの基準で良し悪しの判断をしていることになりますので、同じ段階の選考を合格とされた求職者のスキルや資質にバラつきが生じることがあります。この状況の場合、本来選考内で判断されているはず要素が漏れて、採用すべき人物ではない人を採用してしまうなどのミスマッチが生じることがあります。採用活動の成功の確率を下げてしまう状況といえます。

しかし、面接代行サービスを利用する場合、面接代行会社との打ち合わせを通じて、評価基準や採用ターゲットを明確にすることで、評価基準やターゲットとなる人物像への認識を統一でき、採用品質の向上につながります。

④面接担当者のリソースが不足している

面接担当者のリソースが不足している場合も、面接代行サービスは高い効果を発揮します。

採用活動、特に新卒採用では、一定期間の間で大人数の求職者を相手に、計画的に選考活動を進めていくことが採用成功にとって重要になります。例えば、次の選考まで長く間隔があいてしまうと求職者が他の企業の内定を得て、受諾してしまうこともあるでしょう。面接業務を引き受けられる十分なリソースを予め確保しておくことは欠かせません。

社内で面接担当者の人数が少ない状況で、大人数の採用を行う場合、面接実施枠を設けられても面接官役の従業員を用意できないといったリソース不足に陥ってしまうことが予測されます。特に他の部門の従業員に応援で対応してもらう場合には、自身の主務との調整もありますので、主務の関係で突発的に面接対応できなくなってしまった場合、代替がいないがゆえに面接自体を延期せざる得なくなるなど、リソース不足がもたらす影響範囲も大きくなります。延期になった場合、求職者に与える印象も悪くなってしまいます。

その点、面接代行サービスを活用することで、面接代行業者側で面接官など必要なリソースを確保することができますので、安心して採用活動を進めることができるでしょう。

レジェンダ担当者のコメント

弊社では、特に初期選考(1次面接)での委託をご相談いただくことが多いです。
また採用数の急拡大が背景にあることが多いため、面接枠も1日当たり7~10コマを複数ラインで実施するような大量大規模な面接代行のご支援実績もございます。

面接代行サービスの利用の流れ

本章からは、面接代行サービスを利用する際の流れを紹介します。

  1. 求める人物像や依頼範囲のすり合わせ
  2. 面接形式や質問内容などの策定
  3. 面接や面談の実施
  4. 面接後のフィードバックやアドバイザリー

ステップ①:求める人物像や依頼範囲のすり合わせ

面接代行を利用する際は、まず求める人物像や依頼範囲を面接代行会社とすり合わせを行います。

すり合わせの前に、求める人物像や評価基準について、社内の関係者、特に採用した人材を受け入れる部門の現場社員も交えて議論し、ある程度固めておきましょう。求める人物像の設計については、後の章で詳しく説明しておりますので、ぜひご覧ください。

また面接関連業務のうち、どの業務、どの役割を委託するのかも、自社の状況などを踏まえながら決定しておきます。

例えば、リソースが不足している場合は、幅広い範囲の業務を任せる、

一方、効率的に面接を行いつつ応募者とのコミュニケーションも十分に取りたい場合は、1次面接だけに留めるといった形をとるなど、自社が必要としていることを軸に検討しましょう。

ステップ②:面接形式や質問内容などの策定

続いて、面接形式や質問内容などを策定します。

求める人物像や評価基準を踏まえて、面接での求職者からの話から確認すべき点をリストアップし、その情報を基に面接形式や質問項目を策定しましょう。

例えば、協調性やリーダーシップを把握したい場合は、ワークショップ形式の面接を設定し、
内面を深掘りしたい場合は、個別面接を設定します。

各段階の面接ごとの評価軸についても定めておきましょう。

ステップ③:面接や面談の実施

ここまですり合わせてきた内容を基に、採用代行会社が面接や面談を実施します。

面接を実施している際、自社の採用担当者も同席することで、あらかじめ定めた面接実施内容が順守されているかをチェックしながら、面接実施のノウハウを学ぶことも可能です。

実際の面接を観察するなかで、面接代行業者側に改善してほしい点があれば、面接終了後に共有し、次回の面接に向けて軌道修正してもらうことも重要になるでしょう。

ステップ④:面接後のフィードバックやアドバイザリー

面接後には、面接代行業者から面接のフィードバックを受けます。

面接した候補者について、詳細に至るまでフィードバックしてもらいます。
場合によっては選考の合否判断をサポートするアドバイザリーも受けることができるでしょう。
面接代行業者から受けた情報、また自社の面接担当者が同席をしている場合には自社担当者からの情報も含めて活用することで、精度高く自社で2次面接や最終面接へと進んでもらうかの合否判断ができるでしょう。

なお、ここで得られるフィードバックは、面接代行会社の面接官の主観も含まれることは避けられないため、安易に鵜呑みにせずに、迎合せず、予め決めた評価基準と照らし合わせながら、自社でしっかりと判断しましょう。

レジェンダ担当者のコメント

弊社では、お客様にも提供実績のある面接官向けのトレーニングサービスがあり、弊社で面接官役を担当させる従業員には、基本的に、このトレーニングを受けているため、常に面接官としての質は保たれていますので、ご安心ください。

面接代行の料金体系

続いて面接代行の料金体系について紹介します。

  • 月額一律型
  • 従量課金型
  • 成功報酬型

①月額一律型

月額一律型とは、委託した業務範囲や作業に応じて、月額固定費用を設定する料金体系となります。

「対象月にどれだけ面接をしたか」といった作業量は料金に加味されず、あくまで事前に決めた作業範囲に対して固定額が発生するため、予算が決まっている企業にはおすすめの料金体系といえるでしょう。

ただし、面接数が著しく少ない月であっても固定額が生じるため、柔軟性に欠けるという難点があります。

②従量課金型

従量課金型とは、業務範囲だけではなく、対象月にどれだけの量の業務が発生したかを基準に料金が決められる方式です。

「面接実施一件あたり○○円」といった形で料金が設定され、面接実施の実績数に応じて料金が加算されていくため、稼働実態に合わせた柔軟な予算調整をしたい企業には最適な料金体系となります。

あらかじめ面接数がかなり多くなることが想定されている場合、高額な費用になる可能性もあるため、面接実施計画や応募者数の見通しを踏まえたうえで、他の料金体系と比較検討するとよいでしょう。

③成功報酬型

成功報酬型とは、あらかじめ定めた成果を得られた際に料金が設定される方式です。

「入社・内定一件あたり○○円」として費用が設定されるため、先に定めた成果が得られない限り、どれだけ面接数が重なっても費用が発生することはありません。

そのため、採用成果や質を重視する企業におすすめですが、面接代行業者には、運営費用は当初持ち出しになるなど負担も大きく、事業経営上抱えるリスクも大きいことから、この成功報酬型の料金体系での受託はできない場合もありますので、予めご了承ください。

レジェンダ担当者のコメント

多くの面接代行業者は、②の従量課金型の料金体系を採用しています。

なお、面接代行を実施する曜日や時期により、料金が変わることがあるため留意が必要です。例えば、土日祝日や夜間帯の実施の場合のほか、新卒採用においては選考が本格化する3~6月の実施の場合には、単価が上がるケースが多いです。

面接代行サービスを利用する際のポイント

次に面接代行サービスを利用する際のポイントを紹介します。

  • 求める人物像を具体化しておく
  • 委託範囲を限定する
  • NG行動に関するリストを策定する
  • 定期的に打ち合わせを行う

①求める人物像を具体化しておく

ポイントの一つ目に挙げられるのは、求める人物像を具体化しておくという点です。

先に書いたように、面接代行サービスを利用して、自社が求める人材の採用につなげるには、面接代行業者に求める人物像について、きちんと伝えて、理解してもらう必要があります。

そのため、求める人物像について、採用ペルソナとして具体化しておきましょう。

採用ペルソナとは、年齢や性別といった基本的なプロフィールだけでなく、就職・転職において重視するポイントや価値観などの情報も含めて作られる具体的な人物像のことです。

採用ペルソナを策定し、すり合わせの際に活用することで、面接代行会社との認識を統一でき、精度高く、面接業務を進められるでしょう。

また求める人物像を準備しておくと、採用代行業者だけではなく、社内の関係者(面接kンの他、本社人事部、部門採用担当など)との目線合わせも容易になります。

求める人物像の設計の方法については、「求める人物像設計」で紹介しておりますため、ご覧ください。

②委託範囲を限定する

次に挙げられるのは委託範囲を限定するという点です。

面接代行サービスのデメリットの一例として、求職者への深いアピールや関係性の構築が難しいケースがある点を紹介しました。

委託する業務範囲が広く、自社の従業員が面接実施にかかわることが減ると、その傾向は顕著になってしまいます。

また、外部に依存しすぎると自社の採用業務遂行力が高まらない点もデメリットとして紹介しました。
委託する業務範囲を広く任せれば、自社でやらない採用業務遂行のための実務がわからなくなり、結果、採用代行業者に依存せざる得ないこともあります

そのため面接代行サービスを活用する際は、例えば、対象を1次面接や2次面接の実施のみに限定し、最終面接は自社従業員のみで対応するなど、求職者との接触やコミュニケーションの機会の確保や業務実務のノウハウを持つことを意識した委託業務範囲の設定を考える必要があるでしょう。

③NG行動に関するリストを策定する

NG行動に関するリストを策定するという点もポイントとして挙げられます。

面接は、求職者との重要な接点であり、企業のイメージを左右する機会にもなります。

面接官の行動次第では、自社のイメージが悪化したり、思わぬ印象を与えてしまったりするケースがあります。自社従業員が面接官を行う場合はもちろん気を付けるべきことですが、面接代行業者への委託の場合にも、自社従業員が持つブランドイメージとかけ離れた行動が行われた場合、求職者が得たイメージと乖離することでミスマッチが発生する可能性があります。

こういった事態を防ぐには、面接実施方法の検討の中で、自社が打ち出したいブランドイメージなどの観点も踏まえたNG行動リストを作成し、面接代行会社にも共有しておく必要があります。

④定期的に打ち合わせを行う

ポイントの最後に挙げられるのは、定期的に打ち合わせを行うという点です。

面接代行サービスでは面接実施に関する業務全般を委託できるため、効率のよい採用活動を実現できます。業務委託契約となりますので、業務開始後は、採用代行業者が独立した立場で委託範囲の業務を遂行していきます。

しかし、定期的な打ち合わせなどを怠って放任をしてしまうと、当初すり合わせた委託内容とは異なる形で業務遂行が行われているや、思わぬトラブルが発生していることに気づけなかったり、最悪、求める人物が採れていないミスマッチという結果につながる恐れがあります。

そのため、面接代行会社とは定期的に打ち合わせを実施し、面接業務の実施状況や課題点などを抽出し、必要に応じて修正していかなければなりません。

面接代行サービスを依頼して失敗するケース

本章では面接代行サービスを依頼して失敗するケースについて解説します。

  • 価格を重視してしまう
  • 採用要件などが曖昧なまま依頼する
  • 自社に関する情報を十分に提供しない

面接代行サービスを依頼して失敗するケースを押さえておきましょう。

①価格を重視してしまう

失敗するケースとしてまず挙げられるのは、価格を重視してしまうという点です。

面接代行を利用する際は一定以上の費用がかかりますが、できるだけコストを抑えたいと考えて、とにかく安いサービスを選んでしまう場合があります。

しかし、費用が安いということには相応の理由や背景があり、特に面接業務のオペレーションレベルが低いことが多くあります。

そういった面接代行サービスを利用してしまうと、予定通りの採用活動が進まない、求める人物像の採用が予定数に達しないなど、採用成功につながらないことになりますので、業者選定は慎重に行う必要があります。

②求める人物像等の要件が曖昧なまま依頼する

求める人物像等の要件を曖昧なまま依頼してしまった場合も、失敗に直結します。

繰り返しになりますが、求める人物像や評価基準などが曖昧な状態では、面接を通じて採るべき人材かを見極めることが難しくなり、結果、求める人物の採用に時間がかかって費用が予定より大きく増えたり、とるべき人物と異なる人を採用するミスマッチを起こすことになります。

外部業者に委託することで効率よく採用活動を展開しながら、求める人物をきちんと採用していくためには、自社の求める人物像等の要件はしっかり固めることが失敗を防ぐ必須条件です。

③自社に関する情報を十分に提供しない

自社に関する情報を十分に提供しない場合、面接代行業者の自社への理解も浅くなり、面接代行が失敗する可能性が高くなります。

先に説明した通り、面接代行のデメリットとして、自社の魅力や特徴を深くアピールすることが難しい点があります。

面接代行業者に、自社に関する情報を十分に提供できなかった場合、面接の中で求職者から自社に関する質問を受けても、適切な回答をするための情報を持ち合わせてないが故、求職者に魅力的なアピールをすること自体が難しくなります。大きな機会損失です。

その結果、選考途中や内定の辞退などにつながりかねないと言えるでしょう。

採用活動を通じて、自社は何を求職者に伝えていくのか、訴求ポイントを整理して、面接代行業者に伝えておきましょう。また、面接代行業者の事前の打ち合わせで、伝えるべき内容の整理に対してコンサルティングを受けることも失敗を防ぐ一手になるでしょう。

面接代行サービスの選定ポイント

本章からは面接代行サービスの選定ポイントを紹介します。

  • 対応の柔軟性
  • 情報共有方法や頻度
  • 自社と近い業種の支援実績

①対応の柔軟性

面接代行サービスを選ぶ際に、まず確認すべきポイントは対応の柔軟性です。

面接は、求職者によって三者三様であり、一つとして同じ状況のものはありません。

そのため、面接の進行状況や求職者の反応に合わせて、あらかじめ策定していた質問事項以外にも、その場で追加質問をして、ヒアリングするなど、柔軟な対応を行えるかを確認すべきといえます。

また、例えば採用決定者に対する合否連絡など、当初の契約範囲外の追加業務も、発注すれば対応してくれるか、といった点も確認しましょう。

②情報共有方法や頻度

次に挙げられるのは、情報共有方法や頻度です。

面接代行サービスの業務開始後は、定期的に打ち合わせなどを行う必要がありますが、これらの打ち合わせや情報共有はどういった方法や形で行われるのかを確認します。

  • 定期打ち合わせは対面で実施するのか、それともWebや電話で行うのか
  • どれくらいの頻度で打ち合わせを行うのか
  • 日頃の連絡手段はメールを使うのか、それともチャットツールなどを利用するのか
  • 面接後の評価やフィードバックを記載するフォーマットはあるのか

上記のような点について面接代行業者との打ち合わせの際に確認し、自社の業務の進め方や業務インフラ環境等に合ったサービスを選びましょう。

③自社と近い業種の支援実績

確認すべきポイントの最後に紹介するのは、自社と近い業種における面接代行実績があるかという点です。

業界や業種が変われば、面接で確認すべき点や注意すべき点なども自ずと変わります。

自社が属する業界での業務実績がある場合、業界に関する基礎知識等を認知していて、求める人物像や評価基準に対する理解も深く、早くなることがあります。候補者からの質問に対する回答などでも上手な説明ができることなども期待され、面接の質が大きく高められます。

一方、まったく異なる業種の面接代行しか実績がない場合、自社の業界に関する知識も浅い可能性があります。学習するにしてもその時間や範囲の面で限界がありますので、自社のアピールや面接の質の面での効果は限定的になります。

面接代行サービスの利用検討時には、自社と近い業種での面接代行実績が豊富にあるのかを確認した方が良いでしょう。面接代行業者より業界別の受託実績を公表してもらえる場合には参考になります。

面接代行サービスを提供するおすすめの会社5選

面接代行サービスを選ぶポイントを押さえていただいたところで、おすすめのサービス提供会社を紹介します。

  • レジェンダ・コーポレーション株式会社
  • 株式会社プロジェクトHRソリューションズ
  • 株式会社アールナイン
  • キャリアフラッグ株式会社
  • 株式会社I.T.E.M.company

①レジェンダ・コーポレーション株式会社

引用:レジェンダ・コーポレーション株式会社

 

まず紹介するのは弊社、レジェンダ・コーポレーション株式会社です。

弊社はブランディングやデータドリブン、RPAといった最新の手法を取り入れた「変革RPO」という採用代行サービスを提供しており、企業様の採用から組織成長までご支援しております。

変革RPOでは28年の歴史で培ってきたノウハウを活用し、採用戦略策定といった上流工程から、応募者対応や面接代行といった実務面までフルサポートさせていただいています。

年間数十名の小規模採用から、数千名の大規模採用まで幅広く対応しており、新卒や中途といった正社員採用に限らず、アルバイトなどの採用まで支援致します。

詳細は、採用代行のサービスページからご確認ください。

②株式会社プロジェクトHRソリューションズ

引用:株式会社プロジェクトHRソリューションズ

 

次に紹介するのは株式会社プロジェクトHRソリューションズです。

プロジェクトHRソリューションズは、テクノロジー領域を中心とした企業に対して、面接代行を含めた採用代行サービスを提供しています。

上場企業からスタートアップ企業まで、幅広い規模の企業における採用を支援しており、業界知識を豊富に持つコンサルタントが密着してサポートしている点も見逃せません。

突発的な打ち合わせ対応などの柔軟性にも優れているうえ、専属サポート担当が事務処理を代行する体制によって、スピーディなレスポンスを実現しています。

③株式会社アールナイン

引用:株式会社アールナイン

 

続いて紹介するのは株式会社アールナインです。

年間30,000件を超える採用実務を担当する採用のプロが、母集団形成や一次面接といった採用実務の代行サービスを提供しています。

また面接実務に限らず、評価項目の設計や評価シート作成、候補者との日程調整などの細かな実務面もサポートしてくれる点もポイントです。

自社面接官への研修サービスも設けているため、ノウハウの吸収も効率的に行えるでしょう。

④キャリアフラッグ株式会社

引用:キャリアフラッグ株式会社

 

次に挙げるのはキャリアフラッグ株式会社です。

キャリアフラッグはキャリア開発の講義運営や若年者を対象とした採用支援事業を展開しています。

国家資格であるキャリアコンサルタントを持つカウンセラーが、企業説明会の運用支援や面接代行などのサポートを行ってくれます。

選考基準の言語化や採用面接官の育成といったサポートサービスも取り揃えているため、安心して任せることができるでしょう。

⑤株式会社I.T.E.M.company

引用:株式会社I.T.E.M.company

 

最後に紹介するのは株式会社I.T.E.M.company(アイテムカンパニー)です。

アイテムカンパニーは、採用コンサルティングやRPOサービスを提供しており、エージェント対応や面接、内定後フォローなどの代行まで対応しています。

面接に加えて、専属リクルーターとして参画しながらフォローや電話でのヒアリングを行い、応募意欲を高めるサービスも用意しています。

その他、大学や専門学校へ訪問し、新卒採用の基盤を固めるスクルーティングなどの支援を行っていることも特徴として挙げられるでしょう。

採用活動全体を効率化したいなら採用代行(RPO)がおすすめ

ここまで面接代行について概要やメリットなどを紹介しましたが、もし採用活動全体の効率化や質を高めたい場合は、採用代行(RPO)の活用をおすすめします。

そもそも面接代行サービス自体が採用代行の一部であり、面接代行サービスと併せて他の採用プロセスの代行サービスまで提供しているケースが大半です。

そのため面接代行サービスの利用を検討している場合、自社の状況を見極めながら、より広範な採用プロセスの業務を委託できる採用代行(RPO)の利用も視野に入れるとよいでしょう。

まとめ:採用代行や面接代行を活用して、採用活動を効率化しましょう

面接に関する業務全般を委託できる面接代行サービスは、採用担当者や採用ノウハウが不足している企業にとって、役立つサービスとなります。

サービスの特徴を理解して正しく活用すれば、効果的かつ効率的な採用活動を実現できるでしょう。

ここでもう一度面接代行サービスのメリットとデメリットを記載しますので、参考にしていただきながら、ご活用を検討いただければ幸いです。

面接代行のメリット 採用代行のデメリット
  • コア業務に専念できる
  • 面接品質の向上
  • 選考基準の統一
  • 面接実施ノウハウを吸収できる
  • コストが発生する
  • 深いアピールや強い関係性の構築が難しいケースがある
  • ミスマッチのリスク
  • 外部に依存しすぎると自社の採用業務遂行力が高まらない

面接代行や採用代行に興味がある、もしくは詳細について知りたいという方は、お気軽にレジェンダまでお問い合わせください。

この記事の監修者

依田
管理部 法務、人事、障がい者雇用担当

■経歴
東証一部の製造業人事部門で新卒採用や入社教育等を経験後、レジェンダ入社。採用支援事業部で製造業、通信業等の顧客の採用をご支援。2年休職してMBAを取得。障がい者雇用や特例子会社経営を研究。復職後は管理部に異動。法務や人事、社内制度等幅広く従事。マイナンバー制度導入時の契約や社内制度整備に尽力したほか、自社の障がい者雇用管理も1から構築。

国内最大規模の独立系RPOの
”レジェンダ・
コーポレーション”

創業28年で支援実績800社以上、リピート率90%以上

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