「採用業務を分かっているのが自分しかおらず、自分に何かあったら採用活動全体がストップしてしまう」
「採用業務は煩雑性が高く、ケアレスミスなどが多くなり、業務が安定しない」
「内定を出したい応募者ともっと接点を作りたいけど、目の前の業務に追われてその時間を捻出できない」
人材獲得の競争が激化している昨今の採用市場において、採用代行サービスを提供する中、よく耳にする課題です。限りあるリソースの中で効率的に採用活動を行い、最優先すべき応募者対応に如何に時間を使うことができるかが求められている中、近年、新たな解決手段としてRPAを採用活動に取り入れる企業様が増えております。
RPAによる業務の自動化は、採用業務の効率性と安定性を大きく向上させ、応募者へのアトラクト（動機付け）やフォロー、重点施策の実行などのコア業務に時間を使うことができ、結果的に採用成果にも貢献します。
弊社でもRPAを活用した採用代行が増えてきておりますので、今回は、以下目次に沿って昨今の採用RPAについて事例を交えながらご紹介いたします。
採用活動は企業にとって重要な業務の一つです。しかし、その過程で多くの企業が直面する問題があります。それは、人手不足、時間の制約、ヒューマンエラーといった、個々のパフォーマンスや稼働時間に依存してしまうという問題です。
特に、採用活動は多くの細かな作業が含まれており、それらを一人または少数の人間が行うことは大きな負担となります。例えば、応募者の情報をデータベースに入力したり、面接のスケジュールを調整したり、応募者への連絡を行ったりといった作業です。これらの作業は時間と労力を大量に消費します。
特定の人間に業務が集約された属人的な運用体制は、一部のスタッフが欠勤した場合や、業務量が急増した場合などに、採用活動全体が滞り、本来最優先すべき応募者への対応に手が回らない状況に陥ります。結果的にそれらはCX*を下げることになり、採用成果に対しても大きく影響します。
そしてこの問題は特に、1人人事や他人事業務との兼務体制となっている企業様に多く見られる課題です。
これらの問題を解決する手段として、最近ではRPA（Robotic Process Automation）の導入が注目されています。
RPAとは、Robotic Process Automationの略で、定型的な業務を自動化する技術のことを指します。RPAは、人間がコンピュータを操作することで行う作業を、ソフトウェアのロボットが自動で行うことができ、特定のルールに基づいて動作するため、一度設定すれば人間の介入なしに業務を遂行することが可能です。
また、RPAは24時間稼働することが可能なため、人間の稼働時間に依存しない業務遂行が可能となります。加えて、ロボットが処理するため処理ルールがきちんと設計されていれば、ミスが発生することもありません。
RPAを採用活動に導入することで、多くのメリットが期待できます。
まず、時間と労力の節約が挙げられます。RPAは定型的な作業を自動化するため、人間が行う必要のある作業量を大幅に減らすことができます。具体的には、WEB媒体や適性検査などのシステムとATS（採用管理システム）とのデータ連携や、合否通知や選考案内などのメール配信業務、ATS上で管理している応募者情報の変更・更新業務などです。そういった作業をRPAに移行することで、採用担当者は動機付けやフォローなどの応募者対応にリソースを集中することができるようになります。
また、RPAは24時間稼働することが可能なため、業務の進行速度を大幅に向上させることができます。これにより、採用活動全体のスピードアップが可能となり、応募者を「待たせる」ことが減り、CXの向上にも寄与します。
さらに、RPAは設定したルールに従って動作するため、人間が処理していたときに発生したようなミスを減らすことができます。採用活動の基盤をRPAに移行することで、急な組織変更や担当者変更が発生しても、安定的な採用活動を行うことが可能です。
以上のように、RPAを採用活動に導入することで、個人のパフォーマンスや稼働に依存しない「持続可能な採用活動」を実現することが可能となり、企業はより効率的かつ効果的な採用活動を行うことができ、結果的に採用成果に対しても大きく貢献することができます。
弊社がご支援している企業様でも、RPAを活用した採用活動への移行が進んでいます。
現在、弊社では年間約70社程度の企業様に対して、RPAを活用した採用代行を行っておりますが、ご支援実績の一部をご紹介いたします。
こちらの企業様は、各種WEB媒体からのデータコンバート業務と、適性検査に関する業務を中心にRPAを導入しています。特に媒体からのデータコンバートについては、応募後すぐに選考情報を案内することできるため、最も応募者の離脱の多いプロセスにおいての移行率改善に貢献しています。
採用業務全体をRPA前提として業務設計を行った企業様もあり、全41工程の業務をRPA化し、合計11:45h/日の工数削減に成功しております。個別判断が必要な業務を除き、ほとんどの業務をRPA化することで、採用活動全体のスピードアップと効率化を行っております。
弊社では採用代行サービスの一環として、RPAの導入を支援するパッケージサービス「Work Plus」をご用意しております。RPAは特定のルールに基づいて動作します。弊社では専任の業務設計コンサルタントをアサインし、現状の業務を見直し、定型化された業務に再設計いたします。また、年間70案件、400業務の豊富なRPA導入実績のあるRPA専任のエンジニアが、開発・導入を担当します。
「Work Plus」は応募から内定までの一連の採用業務のうち、定型化されたバックオフィス業務をすべてRPA化する「フルスコープ型RPA」もありますが、スモールスタートで始めたいお客様向けに、一部の業務のみに導入するスポットRPAもご用意しております。
料金形態については以下をご参照ください。フルスコープ型のRPA支援については立上および運用費となりますが、応募者データのコンバートや適性検査の登録・結果反映の部分的RPA支援については、月額料金にてご支援いたします。
RPAは、採用活動における時間とコストの削減、効率化を実現する強力なツールです。RPAを活用すれば、個人のパフォーマンスや稼働に依存しない、持続可能な採用活動を実現することが可能であり、採用業務の安定化は、採用成果にも貢献します。
弊社のRPAサービスである「Work Plus」は一部の業務のみのRPA化も承っておりますので、スモールスタートで試しながら、効果を実感できましたら、徐々にその範囲を広げていくことも可能です。
1人人事で業務が回らない、自分が抜けたら採用活動がストップしてしまう、もっと応募者との時間を捻出したい、そのようなお悩みをお持ちの方は是非、お気軽に以下フォームよりお問い合わせいただけますと幸いです。
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